Nachzahlung Nebenkosten:

Nebenkosten: Diese Kosten dürfen keine Nachzahlung verursachen

Grundsätzlich haben Kosten, die nicht in der oben stehenden Liste auftauchen, nichts auf einer Betriebskostenabrechnung zu suchen. Tun sie es doch, ist die Nebenkosten-Nachzahlung zu hoch. Besonders häufig werden folgende Kosten unzulässigerweise in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen:

• Verwaltungskosten, beispielsweise für die Hausverwaltung, Mietabrechnung oder Verwaltungskosten des Hausmeisters.
• Instandhaltung, Instandsetzung, Reparaturen und Renovierung: Da hier die Abgrenzung zu Wartung und Pflege nicht immer trennscharf vorgenommen wird, lohnt sich oft ein Blick in die Handwerkerrechnungen.
• Kontoführungsgebühren.
• Zinsen.
• Vollwartungsverträge bei Aufzügen, Heizungsanlagen etc., die Wartung und Reparaturen in einer Pauschale enthalten.
• Umlegen der Nebenkosten für leerstehende Wohnungen auf die anderen Mieter. Hier lohnt oft der Vergleich der Bezugsgrößen mit den vorangegangenen Jahren.
• Beiträge für Mietausfallversicherung, Rechtsschutzversicherung oder „Haus & Grund“.

Gut zu wissen: Seit dem 1.7.2024 kann der Vermieter Sie nicht mehr zwingen, Kabelfernsehen über ihn zu beziehen. Wer kein Kabelfernsehen wünscht oder einen eigenen Vertrag abschließen will, braucht daher die entsprechende Position in der Nebenkostenabrechnung nicht mehr zu bezahlen. Der Vermieter kann den Kabelanschluss in dem Fall aber abschalten. Nebenkosten-Nachzahlungen für das Abrechnungsjahr 2023 sind davon noch nicht betroffen.

Nebenkosten-Nachzahlung: Weitere inhaltliche und formale Fehler

Auch wenn die Nachzahlung nur auf tatsächlich umlagefähigen Nebenkosten basiert, kann die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft sein.
So muss die Nebenkostenabrechnung mindestens folgende Angaben erhalten:

• Adressat: Die Betriebskostenabrechnung muss an alle im Mietvertrag aufgeführten Mieter gerichtet sein, nicht nur an einen.
• Absender: Die Nebenkostenabrechnung muss im Namen des Vermieters ausgestellt sein.
• Die Abrechnungsperiode muss korrekt angegeben sein. Die Abrechnung darf sich dabei nur auf die Zeit nach Mietbeginn bzw. vor Ende der Mietdauer beziehen.
• Das Mietobjekts muss konkret und korrekt bezeichnet sein.
• Der Vermieter muss pro Position die Gesamtkosten für das Haus, den Verteilungsschlüssel und den Mieteranteil angeben.
• Die so errechnete Summe muss mit den Vorauszahlungen verrechnet werden.
• Der Vermieter muss sich an Fristen halten (siehe unten).

 

Darüber hinaus gibt es viele weitere Fehler, die dazu führen können, dass die geforderte Nachzahlung der Nebenkosten zu hoch ausfällt. So sind Warmwasserkosten grundsätzlich nach Verbrauch abzurechnen. Der Vermieter muss außerdem staatliche Förderung wie die Gaspreisbremse und die Strompreisbremse an die Mieter weiterreichen. Zudem müssen Gewerbeflächen meist separat abgerechnet werden, da sie in der Regel mehr Dreck und Müll verursachen und mehr Wasser verbrauchen.

Schließlich hat der Vermieter immer im Interesse seiner Mieter auf die Wirtschaftlichkeit der Nebenkosten zu achten. Bleibt er beispielsweise jahrelang in einem teuren Gasliefervertrag – z. B. im Grundversorgungstarif – statt zu einem günstigeren Anbieter zu wechseln, können die Mieter dafür die Nebenkostenabrechnung kürzen. Ähnliches gilt, wenn der Vermieter zu viele Mülltonnen bestellt oder das Treppenhaus ohne konkreten Bedarf mehr als ein Mal pro Woche putzen lässt.

Übrigens: Ist im Mietvertrag eine Pauschale für die Nebenkosten vereinbart, muss man auch keine Nachzahlung befürchten.

Nebenkosten-Nachzahlung: Fristen

Ab dem Ende der Abrechnungsperiode hat der Vermieter ein Jahr Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und ggf. eine Nachzahlung zu fordern. Wird die Nachzahlung der Nebenkosten erst später eingefordert, kann der Mieter sie i.d.R. zurückweisen. Da es vereinzelt Ausnahmen gibt, sollten sich Mieter in solchen Fällen aber beraten lassen.

Ein Beispiel für die Fristen bei der Nebenkostenabrechnung:

Um die Nachzahlung der Nebenkosten für das Abrechnungsjahr 2023 einzufordern, hat der Vermieter bis zum 31.12.2024 Zeit. Für das Abrechnungsjahr 2022 kann der Vermieter dagegen in der Regel schon seit 1.1.2023 keine Nachzahlung der Nebenkosten mehr verlangen.

Sofern in der Betriebskostenabrechnung nichts anderes angegeben ist, hat der Mieter bis zu 30 Tage Zeit, die Nebenkosten-Nachzahlung zu leisten. Der Vermieter kann auch eine kürzere Frist setzen, diese sollte aber nicht unter 14 Tagen liegen.

Wird die Nachzahlung nicht rechtzeitig überwiesen, kommt der Mieter in Verzug und muss mit Mahngebühren und Verzugszinsen rechnen. Bei sehr hohen Nachzahlungen oder wenn zusätzlich Mieten nicht bezahlt wurden, kann sogar eine fristlose Kündigung des Mietvertrags drohen.

Die Frist für eine Klage gegen die Nebenkosten-Nachzahlung beträgt 1 Jahr ab der Zustellung der Betriebskostenabrechnung. Die Ansprüche des Mieters auf eine Nebenkostenabrechnung (und damit auf eine Erstattung) verjähren nach 3 Jahren zum Jahresende.

Gut zu wissen: Wählt der Vermieter einen anderen Abrechnungszeitraum als das Kalenderjahr (z.B. vom 1.7. bis zum 30.6.), dann ändert das nichts an den Regeln: Er hat ab dem Ende des Abrechnungszeitraums 12 Monate Zeit, Nachzahlungen einzufordern.

Gut zu wissen: Liegt der Abrechnungszeitraum mehr als 12 Monate zurück, können Sie relativ gefahrlos von Ihrem Vermieter eine Nebenkostenabrechnung verlangen. Waren Ihre Abschläge zu hoch, haben Sie weiter einen Anspruch auf Erstattung. Waren Sie zu niedrig, können Sie die Nebenkosten-Nachzahlung verweigern.

Nachzahlung Nebenkosten: Widerspruch einlegen

Ist die geforderte Nebenkosten-Nachzahlung überhöht und findet man offensichtliche Fehler, kann man der Betriebskostenabrechnung widersprechen. Im Zweifelsfall kann man zunächst vom Vermieter Einsicht in die Rechnungen verlangen.

Wenn möglich sollte die geforderte Nebenkosten-Nachzahlung sicherheitshalber zunächst unter Vorbehalt gezahlt werden, auch bei einem Widerspruch.

Die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen und die Berechnung von Nachzahlungen sind allerdings kompliziert und oft hängt die Umlagefähigkeit von Details ab. Nicht umsonst scheitern auch erfahrene Vermieter meist an der korrekten Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Wir als Mieterschutzbund bieten unseren Mitgliedern daher die Überprüfung ihrer Nebenkostenabrechnungen kostenlos an. Dabei übernimmt der Mieterhilfe e.V. folgende Tätigkeiten:

• Prüfung von Betriebskostenabrechnung und Mietvertrag.
• Telefonische Beratung des Mieters.
• Ggf. Anforderung von Rechnungen und anderen Belegen beim Vermieter.
• Berechnung der korrekten Nebenkosten.
• Verfassen eines Anschreibens an den Vermieter mit einem Widerspruch gegen die Nachzahlung.

Für die Briefe unserer Juristen an den Vermieter fällt eine kleine Gebühr an. Ansonsten ist die Beratung für Mitglieder unseres Mietervereins kostenlos.